Сколько лет хранят договора с поставщиками

Хранение договоров в организации

Сколько лет хранят договора с поставщиками

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

Почему хранению договоров необходимо уделять повышенное внимание

В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

  • на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
  • на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
  • куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
  • аренду помещений;
  • проведение специальной оценки рабочих мест;
  • поставку канцелярских принадлежностей.

Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.

Кому поручается текущее хранение договоров в организации

Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

Обычно, хранить действующие договоры поручается юридической службе или бухгалтерии, на небольших предприятиях этом может вменяться в обязанности секретарю. Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции.

Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.

Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

Справка

Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря

Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении  

Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров.

Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю. В реестре и журнале учитываются уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы.

При этом неважно, какому из подразделений поручается текущее хранение договоров.

В реестр или журнал вносится следующие сведения о каждом зарегистрированном договоре:

  • порядковый номер записи;
  • наименование (тип) договора;
  • указанная в нем стоимость или цена;
  • информация о второй стороне, подписавшей документ;
  • дата заключения договора;
  • срок его действия (если он оговорен);
  • наличие изменений, дополнительных соглашений к документу;
  • текущий статус договора (действует, расторгнут, завершен);
  • сотрудник, ответственный за текущее хранение договора;
  • примечание;
  • номер дела в котором хранится договор.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211142-hranenie-dogovorov-v-organizatsii-17-m11

Дело контрагента (несколько видов документов в одном деле): правила фо

Сколько лет хранят договора с поставщиками

Работа с документами, срок хранения которых определен однозначно, не вызывает вопросов. А как быть, если в одно дело помещены разные виды документов: одни хранятся пять лет, другие – десять, а часть – постоянно? Как «собирать» документы в такое дело, как готовить к хранению, как отмечать в номенклатуре дел?

Классические примеры «сборного» дела – дело контрагента, а также дело поставщика, или дело продукта. Другими словами, совокупность документов, которые имеют отношение к одному объекту производственного или бизнес-процесса. 

Мы будем говорить о деле контрагента: в нем собирают все документы, имеющие отношение к одной конкретной организации, с которой взаимодействует наша компания. В состав такого дела могут входить какие угодно документы, т.к. это обусловлено спецификой производственной деятельности. Можно лишь предположить некий универсальный набор:

  • переписка;
  • договор и сопроводительная документация к нему;
  • внутренняя переписка по решению вопросов контрагента (служебные, докладные записки);
  • протоколы совместных совещаний.

Кроме перечисленных, в дело могут попасть всевозможные планы, отчеты, схемы, проекты, сметы, акты осмотров объектов и др. Удобно хранить их, размещая по отдельным папкам, в которые собирается вся информация, касающаяся контрагентов. В будущем в этих папках наведут порядок, после чего они отправятся в архив на хранение.

«Сборное» дело в структурном подразделении

Дело контрагента формируется в структурном подразделении (например, в отделе продаж) и находится там с момента заведения до того, как:

а) будет закрыто;

б) перестанет быть востребованным.

Только после этого встанет вопрос о передаче дела в архив.

Куратор контрагента может подшивать в дело все что угодно, если считает это нужным, включая ксерокопии статей по актуальным для работы темам, информацию из категории «полезное», распечатки законов и постановлений и т.п. Что именно и в каком порядке подшить в папку – забота ведущего дело сотрудника. Архив не должен вмешиваться в процесс формирования дела контрагента.

Копии или оригиналы?

Оригинальный экземпляр служебной записки или визовый экземпляр исходящего письма в организации всего один. Возникает вопрос, куда его отправить: в соответствующее «общее» дело, поместив в дело контрагента копию, или все же в дело контрагента? Этот вопрос решается на уровне организации.

Мы рекомендуем помещать в дела контрагентов, по возможности, оригинальные экземпляры документов. Это удобно и исполнителям-кураторам, которые хранят оригиналы создаваемых документов при себе, и архивариусу: не нужно будет впоследствии, готовя дело к хранению, решать вопрос о замене копий оригиналами.

Когда заводится дело контрагента? Очевидно, что не каждое предложение сотрудничества, направленное работником отдела продаж потенциальному клиенту, «вырастет» в заключенную сделку. Организация, с которой ведется переписка, – это еще не контрагент. Этот статус она приобретет в момент заключения договора.

Задача куратора контрагента – собрать все документы, предшествовавшие сделке, в новое дело контрагента. Впрочем, если он изначально вел эту работу, сделать это будет несложно. Полноценное дело контрагента содержит всю историю общения с ним.

Точно так же следует вести себя при формировании дел поставщика, продукта и других: сигналом к составлению «составного» дела служит появление объекта этого дела. До этого наверняка велась большая подготовительная работа, от которой остались документы. Все их нужно собрать во вновь заведенное дело.

Когда дело считается закрытым? Дело контрагента считается завершенным делопроизводством тогда, когда будут выполнены все обязательства по заключенному договору и стороны подпишут соответствующий акт.

Датой завершения дела будет являться дата этого акта. Срок хранения дела начнется с 1 января следующего года. Если до 1 января возобновится переписка и переговоры, начнется подготовка нового договора, то дело продолжается.

Когда заключается изначально договор на длительный срок, то и дело «живет» до тех пор, пока он действителен.

Пролонгация договора на очередной год – это не повод закрывать дело контрагента: ориентироваться следует на организацию, а не на договор.

Таким образом, в одном деле контрагента может скопиться несколько договоров с относящимися к ним комплектами сопроводительных документов, а само дело способно вырасти до нескольких томов.

А вот если дело контрагента было закрыто в 2015 г. (имеется акт), а переговоры о заключении нового договора возобновились в 2016-м, то в 2016-м и будет заведено новое дело контрагента – если, конечно, переговоры завершатся сделкой.

Е.Н. Кожанова,

специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/4_2016/sbor/

Служба правового консалтинга

Сколько лет хранят договора с поставщиками

Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. п.

)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров?
Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) (до 2013 года аналогичная норма была установлена ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Подпунктом 8 п. 1 ст.

23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст.

283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).

Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого- обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет. Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень). При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов. Информацию о сроках хранения договоров можно найти в Перечне, а именно: 1) в статьях, содержащих конкретное название договора; 2) в статьях, которые содержат обобщенное наименование договора (договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня).

Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет.

По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены.

Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.

Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня). В п. 439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня). При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно». Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня). Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст. 120 НК РФ или ст. 126 НК РФ. Статья 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2). В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Источник: http://www.garant.ru/products/ipo/editions/vesti/462794/4/

Установлены сроки хранения документов, если не проводилась налоговая проверка – ilex

Сколько лет хранят договора с поставщиками

При осуществлении деятельности организации создают большое количество документов. Если документы включены в соответствующий перечень, их положено хранить в течение установленных сроков.

Пунктом 1 постановления Минюста от 06.03.2018 N 56 (далее – Постановление N 56) внесены изменения и дополнения в перечень документов, образующихся в процессе деятельности организаций и ИП (далее — Перечень) .

В частности, скорректированы сроки хранения документов, относящихся ко многим направлениям деятельности.

Это такие направления деятельности, как учет и отчетность, бухучет и отчетность, кредитование, кассовые операции, организация труда и иные направления.

В основном изменения коснулись документов, по которым отсчет срока хранения начинается после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. По ним установлен дополнительный срок – 10 лет, если такая проверка не проводилась.

Кроме того, по некоторым видам документов сроки хранения изменены. Например, переписку о составлении и представлении статотчетности хранить нужно 3 года вместо 5 лет.

На заметку
Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством .

Из Перечня исключены некоторые виды документов, в частности, переписка об утверждении и уточнении бухгалтерских балансов и отчетов , документы о приемке выполненных работ (акты, справки и др.) , документы о списании с баланса имущества, пришедшего в негодность и иные документы.

Изменения вступили в силу с 22.03.2018 .

Сроки хранения (с учетом изменений) некоторых видов документов представлены в таблице.

Таблица

Пункт ПеречняВид документаСрок хранения в государственных и негосударственных организациях, у ИППояснение
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
169Переписка по вопросам бухучета и бухотчетности1 годПосле проведения налоговой проверки.Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
173Документы по учету валютных операций3 года
174Кассовые книги по валютным операциям3 года
177Первичные учетные документы3 года
178Регистры бухучета1 год
179Кассовые книги1 год
180, 181Документы о проведении зачетов взаимных требований3 года
184, 188, 189Документы по начислению зарплаты и о премировании работников, журналы регистрации расчетно-платежных ведомостей по зарплате и выдаче матпомощи и др.3 года
194Документы о выплате пособий, об оплате листков нетрудоспособности3 года
195Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах имущества3 года
198, 202Листки нетрудоспособности, журналы их регистрации3 года
203Акты проверок кассы3 года
207Документы о налогообложении организаций3 года(ранее – 5 лет)
208Документы о подтверждении применения нулевой ставки НДС3 года
214Доверенности на получение (выдачу) денег и иных ценностей3 года
219Учетные документы (книги учета доходов и расходов, книги учета товаров (готовой продукции) и др.)3 года
220Книги покупок5 летС даты последней записи, при условии проведения налоговой проверки.Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет с даты последней записи
ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА. КОЛЛЕКТИВНЫЕ ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
467, 468Журналы учета рабочего времени, табели использования рабочего времени3 годаПосле проведения налоговой проверки.Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ, УЧЕТ РАБОТНИКОВ
649Приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек3 годаПосле проведения налоговой проверки.Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
66Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним3 годаПосле окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговой проверки.Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора, контракта
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ
34Переписка по административно-хозяйственным вопросам3 годаПосле проведения налоговой проверки.Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
21.2Приказы, распоряжения руководителей по административно-хозяйственным вопросам3 года(ранее — 5 лет)После проведения налоговой проверки.Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
ТРАНСПОРТНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
1142,1143Путевые листы, журналы их учета3 годаПосле проведения налоговой проверки.Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет

На заметку
Сроки хранения документов, указанные в Перечне, обязаны соблюдать все организации и ИП .

Источник: https://ilex.by/news/ustanovleny-sroki-hraneniya-dokumentov-esli-ne-provodilas-nalogovaya-proverka/

Сколько лет хранятся договора с поставщиками

Сколько лет хранят договора с поставщиками

Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности. Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств. Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

  • 1 Порядок определения периода сохранности
  • 2 Учет в журналах для контроля сроков
  • 3 Примеры сроков хранения по видам договоров
  • 4 Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

Порядок определения периода сохранности Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности. Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

Кроме специализированных помещений общего пользования, существуют и ведомственные площади. Их функционирование связано с обслуживанием организаций и предприятий, включенных в соответствующую ведомственную систему.


Внимание Однако если имеются свободные мощности, такие склады могут принять на хранение продукцию от сторонних компаний. Дополнительные особенности Обычно при приеме продукции склад должен провести за свой счет проверку, определить внешнее состояние и количество предметов.

Данные осмотра заносятся в соответствующие документы. Хранитель может самостоятельно изменить условия содержания объектов, если это необходимо.

Важно О мерах, которые приняты, организация обязана сообщить владельцу продукции. В случае выявления во время хранения фактов повреждения объектов, выходящих за рамки оговоренных в договоре или обычных нормативов порчи, составляется акт.

Срок хранения договоров

НК РФ).Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого-обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет.

Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

Cколько должны храниться договора в организациях?

На субъектов, с которыми они заключены, не распространяются соцгарантии, которыми могут пользоваться сотрудники, состоящие в штате. Гражданско-правовые соглашения могут храниться 5 лет после утраты своей актуальности.

  1. Типовых архивных управленческих документов. Они составляются в процессе работы госорганов, территориальных структур власти, организаций.
  2. Типовой архивной документации.

Она формируется в рамках производственной и научно-технической деятельности предприятий.

В предметных указателях к этим перечням определено достаточно большое количество типов договоров с соответствующими периодами хранения. К примеру:

  1. Соглашение подряда с организацией.

Этот тип присутствует в первом перечне, срок хранения 5 лет.

  • Соглашение о реализации проектов научно-технической направленности на региональном уровне.
  • Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст.

    Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

    В этой связи специалисты рекомендуют:

    1. Вынести из указателей, присутствующих в перечнях, все типы прописанных там документов.
    2. Создать единый их список.
    3. С составленным перечнем пройти по всем подразделениям предприятия, которые имеют полномочия на заключение договоров.
    4. Передать список руководителям отделов с просьбой отметить, какие именно виды соглашений они оформляют.

    После получения нужной информации неотмеченные договоры можно хранить 5 лет. Особенности утилизации Окончание периода хранения договоров при отсутствии необходимости держать их далее на предприятии позволяет уничтожить документы.

    Для этого в организации должна быть сформирована специальная комиссия. Она будет ответственна за утилизацию договоров. Комиссия может создаваться как на постоянной основе, так и временно.

    Служба правового консалтинга

    Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы. Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

    Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников. Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений.

    На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

    К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением.

    Источник: http://urist-gayva-perm.ru/skolko-let-hranyatsya-dogovora-s-postavshhikami/

    Сроки хранения договоров

    Договоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения. причина тому — многообразие видов договоров. Большинство из них хранятся в течение 5 лет.

    Но не все: есть и «трехлетки», и соглашения, которые нужно хранить постоянно.

    Как установить срок хранения договоров, заключаемых именно в вашей организации, как внести их в номенклатуру дел, с какого момента договор считается закрытым, разбираемся ниже. Устанавливаем срок хранения договоров по перечням

    • Сроки хранения документов, как мы знаем, определяются по специальным перечням. На всякий случай вспомним их:Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

    Порядок и сроки хранения договоров в организации

    Дополнительные особенности Обычно при приеме продукции склад должен провести за свой счет проверку, определить внешнее состояние и количество предметов. Данные осмотра заносятся в соответствующие документы. Хранитель может самостоятельно изменить условия содержания объектов, если это необходимо. О мерах, которые приняты, организация обязана сообщить владельцу продукции.

    В случае выявления во время хранения фактов повреждения объектов, выходящих за рамки оговоренных в договоре или обычных нормативов порчи, составляется акт. В день его оформления извещается владелец продукции.

    Следует отметить еще одну особенность хранения на складе. Владелец продукции получает от принявшей стороны специальный документ. Стоит учесть, что без его составления письменная форма соглашения не будет считаться соблюденной.

    Хранение договоров: особенности и порядок. срок хранения договоров

    На протяжении еще пяти лет с того момента, как истечет срок хранения, не уничтожаются такие виды договоров:

    • на поставку товаров, оказания услуг и выполнение работ;
    • мены, займа и кредита;
    • аренды транспортных средств и оказания услуг по перевозке;
    • найма;
    • на медицинское обслуживание;
    • о материальной ответственности.

    Когда начинается отсчет установленного срока хранения договора При определении сроков хранения договоров также следует учесть, что отчет этих сроков начинается не с того момента, когда истекает срок действия договора. Отсчет начинается с момента формирования дел — с 1 января следующего года.

    Источник: https://sroorgru.com/skolko-let-hranyatsya-dogovora-s-postavschikami/

    Сколько надо хранить договора с поставщиками

    Сколько лет хранят договора с поставщиками

    Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Сколько надо хранить договора с поставщиками». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

    Пожалуй, ни один день в организации не обходится без составления документов. Письма, договоры, приказы, отчетность — вот массив документации, которым обрастает каждая организация. Надо ли хранить все документы?

    Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства. Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые.

    Первые и вторые по большей части схожи, да и хранятся они обычно только пять лет. Следует понимать, что под профильными подразумеваются все договоры и вообще документы, которые напрямую касаются основной сферы деятельности данной организации.

    Третий, трудовой тип договоров, во многих случаях также хранится только 5 лет, однако в определенной ситуации этот срок может существенно увеличиваться.

    О мерах, которые приняты, организация обязана сообщить владельцу продукции. В случае выявления во время хранения фактов повреждения объектов, выходящих за рамки оговоренных в договоре или обычных нормативов порчи, составляется акт.

    Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

    Считаю, что хранение договоров – это неотъемлемый элемент бухгалтерского учета, за который, очевидно, отвечает бухгалтерия.

    Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров. Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации. Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

    • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
    • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг и прочее;
    • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

    Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

    Все правила хранения документов, возникающих в процессе деятельности организации, можно разделить на три большие группы. В первую войдут правила, установленные налоговым законодательством.

    Соответственно, они распространяются на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и сборов. Во вторую группу попадут кадровые документы.

    А в третью — бухгалтерские документы и документы по хозяйственной деятельности. Рассмотрим их все по порядку.

    Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности. Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств. Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

    Контролировать ведение учетной книги могут различные службы предприятия. К примеру, это может быть юридический отдел, бухгалтерия и пр.

    Хранение договоров может осуществляться различными способами. Например, соглашения могут объединяться в группы, в зависимости от характера правоотношений с другими участниками сделок.

    Таблица сроков хранения документов в организациях в 2017 году

    Один из самых актуальных вопросов, возникающих у руководителей предприятия, связан с хранением договоров. Рассмотрим его подробнее. Общие правила Срок хранения договоров определяется в зависимости от типа соглашения.Порядок определения периода сохранности Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности.

    Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел.Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела.

    Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

    Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями. Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм. Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

    В деловом обороте используются сроки:

    1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
    2. Неограниченные датой. В тексте может иметься формулировка «до погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

    Учет в журналах для контроля сроков

    Общее правило для хранения налоговых документов установлено в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Там говорится, что налогоплательщик должен хранить бухгалтерские документы и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов в течение четырех лет. Такой же срок установлен и для документов, подтверждающих уплату налога.

    При этом Налоговый кодекс не содержит специального порядка расчета этого четырехлетнего срока. Значит, четыре года надо отсчитывать со дня, следующего за составлением документа. А истекут они в соответствующее число и месяц, которые наступят через 4 года (ст. 6.1. НК РФ).

    На субъектов, с которыми они заключены, не распространяются соцгарантии, которыми могут пользоваться сотрудники, состоящие в штате.

    В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

    Документы (протоколы, доклады, стенограммы, постановления, резолюции, перечни участников и др.) о проведении общих, отчетно-выборных конференций, собраний, пленумов, бюро, советов и др.

    Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (129-ФЗ).

    Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

    Соответствующие периоды закрепляются, как правило, в учетной политике организации. Однако на практике они могут определяться и другими локальными актами, к примеру, номенклатурой дел.

    Когда начинается срок хранения

    Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

    Однако если имеются свободные мощности, такие склады могут принять на хранение продукцию от сторонних компаний.

    Дополнительные особенности Обычно при приеме продукции склад должен провести за свой счет проверку, определить внешнее состояние и количество предметов.

    Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно- ревизионной работе, в т.ч. проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

    В рамках проведения юридических семинаров я до сих пор слышу от участников о том, что за хранение договоров в компании должна отвечать юридическая служба — потому что юристам компании так удобнее… Я категорически не согласен с описанным подходом выбора подразделения, ответственного за хранение договоров в компании. Решил освежить запись по этой теме.

    То, что может удобным для некоторых юристов, еще не означает эффективно, полезно и безопасно для бизнеса!!!

    В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
    Указанная функция в компании должна принадлежать исключительно бухгалтерии. Невыполнение бухгалтерией этой функции означает ненадлежащее выполнение своей профессиональной задачи по осуществлению качественного бухгалтерского учета в компании.

    Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, договор аренды помещений при условии включения данных адреса месторасположения в реестр организаций и прочие.
    Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

    Путь права
    Добавить комментарий